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RFP(提案依頼書)とは?ECサイト改修を成功させるために必要な項目や作成のポイント

RFP(提案依頼書)とは?ECサイト改修を成功させるために必要な項目や作成のポイント

ECサイトをリニューアルしたり、新たな機能を追加したりするときに、必要な書類がRFP(提案依頼書)です。どのようなECサイトにしたいのか、システム会社に依頼する内容をしっかり検討して文書にすることで、トラブルを避け、スムーズな開発が可能になります。この記事では、初めてRFPを作成するECサイト担当者に向けて、RFPの意義や作成のポイントを解説します。

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目次

RFPとは何か

RFPとはRequest for Proposalの略で、日本語では「提案依頼書」と呼ばれます。ECサイトをリニューアルやリプレイス(置き換え)するときには、システム構築をシステム会社に依頼しますが、その際に必要な要件や実現したい業務(課題の解決や理想の完成像)を示して、相手に提案を依頼する書類です。
同じようにシステム会社に出す書類にRFIがあります。こちらはRequest for Informationの略で「情報提供依頼書」と訳します。発注先に企業情報や実績、提供できるサービス内容などの提示を求める書類です。

RFPはなぜ必要か?

RFPを作成せずに口頭で要件を伝えたり、書面にしても内容があいまいだったりすると、こちらの意図や希望がシステム会社に十分に伝わらず、思うような提案が出てこない可能性があります。
複数の業者から相見積もりを取る場合も、提案の内容が業者ごとにばらついて、選定が難しくなります。
RFPに必要な情報を分かりやすく書くことで、開発の目的や要件がしっかりと相手に伝わります。その結果、希望に沿った提案をしてくれる制作会社を選ぶことができます。
また、書面にする作業を通してリニューアルの目的や目指す姿を社内で共有し、意思の統一を図ることができるという副次的な効果もあります。

RFPに記載する内容

では、RFPには何を記入すればよいのでしょうか。大まかには次のような構成が一般的です。

  • システム開発の全体概要
  • 具体的な提案の要件
  • 補足情報(気になる点や判断に迷っていることなど)

以下で、この構成について詳しく解説します。

システム開発の全体概要

全体の概要、目次

最初にRFPの記載内容を簡潔にまとめた全体概要と目次を載せると、読み手は全体像を把握したうえで読み進めることができます。

プロジェクトの全体像

自社の状況が正しく伝わるように開発プロジェクトについての情報をまとめます。以下のような項目が考えられます。

プロジェクトの概要

何をどう改修、開発したいのか、プロジェクトの要点を簡潔に説明する。

開発の背景と目的

なぜこのプロジェクトが立ち上がったか、その背景と目的を記載する。当該の改修や開発が必要な理由やその背景、将来的に達成したい成果などを説明し、システム会社との間で認識の齟齬(そご)を防ぐ。

抱えている課題

改修や開発を通して解決したい課題を記載する。システムの現状や困っていることのほか、可能な範囲でEC事業や運営組織の課題にも言及するのが望ましい。

想定スケジュール

取引先の選定からプロジェクト終了までのスケジュールを記載する。社内のリソースや事業の状況を考慮し、現実的な工程を組むよう注意する。

予算

プロジェクトにかけられる大体の予算を記載する。
おおまかな予算を伝えれば、システム会社はその範囲で見積もりを用意する。ただし、予算の上限に合わせて金額を設定するケースもあり、予算を提示しない方が安い金額が提示される可能性もある。

具体的な提案要件

新しく開発するシステムの具体的な要件を記載します。適切な提案を引き出すために、できるだけ具体的に説明します。

現在のシステム構成

ほかのシステムへの影響範囲を明確にするため、現行のシステム構成を記載しましょう。図式化すると分かりやすくなります。

現在のシステムの課題と解決イメージ

現行のシステムがどのように利用されていて、どんな課題があるか、そして、その課題を解決する新しいシステムの理想像を伝えます。

必須要件

システム開発の必須要件を書き出します。システム会社はこれらの要件に合わせて、具体的な提案を行うため、具体的に漏れなく記載しましょう。
必須要件の項目はプロジェクトの規模や開発の内容によって異なりますが、主要なものは下記のとおりです。

システム開発の手法・規格

開発に関わる具体的な手段や開発方法、規格に関する要望を具体的に伝える(例えば、ASPサービスかパッケージソフトかなど)。

機能に関する要件

理想像を具現化するためにどのような機能が欲しいかを具体的に伝える。

機能以外の開発要件

UI(ユーザー・インターフェース)や拡張性、セキュリティなど、機能以外のシステムに関する希望を具体的に伝える。

運用・保守

アフターサービスの必要の有無や、サポート体制に関する希望を伝える。

教育・研修

新システムの使い方を担当者に教えるための教育・研修に関する希望を伝える。

そのほかの提案依頼

上記以外で、具体的に提案、提示してほしいことを伝える。例えば以下のような項目が考えられる。

  • 納品成果物リスト:マニュアルやドキュメント一覧など、業者が納品をするものの一覧
  • チーム体制:システム会社の担当者の人数、チーム構成、プロジェクトリーダーの氏名
  • 工数:人月単位でどの程度の工数が必要か
  • 進行スケジュール

補足情報

補足情報には、気になる点や判断に迷っていることなど、システム会社からアドバイスが欲しい技術的な要件や検討事項を記載します。加えて、想定する競合ECサイトの情報といった、先方に知っておいてほしいことがあれば、ここに書きます。

RFP作成のポイント

情報を共有しやすく、分かりやすいRFPにするために、次のようなことに注意しましょう。

現状をしっかり把握する

現在のECサイトの状況や課題を正しく把握せずに理想を掲げても、希望を実現することはできません。まずは現状と課題を細かく精査しましょう。担当メンバーだけでなく、上層部、社内の関連部署の意見を聞くことも大切です。

読み手が社外の人であることを意識する

RFPは社外のメンバーに提出する書類です。自社の事業については知識がないことを前提に、できるだけ丁寧に説明することを心掛けます。

数字を使って具体的に記載する

依頼内容はできるだけ数字を使って具体的に書き、あいまいな表現を極力減らします。
改修によってECサイトのアクセス数やコンバージョン率をどの程度上げたいのか、運営の効率をどれぐらい上げたいのか、試算でも構わないので数字で提示しましょう。

判断に迷っていること、よく分からないことを書き出す

これからプロジェクトが始動する段階では、決まってないことが多いのは当然です。RFPには、その時点で未定のこと、迷っていることや分からないことも書き出しましょう。
迷っていることや分からないことをシステム会社に伝えれば、先方は解決策も含めた提案をしてくれるはずです。

RFPでシステム会社とビジョンを共有し、プロジェクトを成功に導こう

RFP(提案依頼書)は、ECサイトの改修やリプレイスを行う際に不可欠な資料です。RFPでは、こちらの意図や希望をシステム会社にはっきりと伝え、最適な提案を引き出すことを目指します。そのためには、現状や課題を含めてできるだけ具体的な情報を提供することが重要です。システム会社と同じビジョンを共有できるRFPを作成し、改修やリプレイスの成功への第一歩を踏み出しましょう。

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