新型コロナウイルス感染症の影響で、人が集まるイベントや対面での商談が難しくなり、オフラインイベントの開催判断に悩まれている方も多いのではないでしょうか？そんな状況の中、オフラインイベントの代替え案として最近注目を集めているのがバーチャル展示会です。システム面での手間はかかりますが、コスト削減やデータ取得がしやすい面などでメリットもたくさんあります。
そこで本記事では、
「最近よく聞くバーチャル展示会ってどんなもの？」
「オフラインイベントの代替案としてどんな風に活用できるの？」
「開催を検討しているがどんなことから始めればよいか分からない」
といった疑問をお持ちの方に向けて、バーチャル展示会のメリット・デメリットや、どんな活用方法があるのか、開催する際の流れについてを詳しく説明していきます。
バーチャル展示会とは
バーチャル展示会とは、オンライン上の仮想空間で行う展示会のことで、オンライン展示会やウェブ展示会と呼ばれることもあります。企業やブランドなどの新製品発表や広告プロモーションなどで使用されることが多いですが、最近では、文化祭や博覧会、フェスタやバーチャル店舗、モータショーなど様々な形での利用も増えてきており、今後も幅広い分野での活躍が期待されています。
バーチャル展示会のメリット
メリット1：リアル展示会と比べて低コストで開催できる
リアルな展示会では会場のレンタル費用やブースの装飾費(設計・デザイン・施工等)、レンタル費(机・椅子・モニター等)、搬入・搬出費等、何かとコストがかかってしまいますが、バーチャル展示会ではそれらのコストをカットできるため、リアル展示会より安く抑える事が可能です。また来場者からしてみても、会場までの交通費や移動時間がかからないため気軽に参加しやすくなります。
メリット2：時間・場所・天候等の制約に左右されない
リアルな展示会では天候事情や自然災害、交通遅延などによって来場者数に変化が現れますが、バーチャル展示会であればその辺の影響も一切受けずに展示会を実施できます。また、開催場所を気にせず参加できるので、リアルな展示会よりも幅広い集客が見込める可能性もあります。
メリット3：正確な来場者データが得られる
リアルな展示会では、来場者１人１人の行動履歴を把握する事は難しいと思いますが、バーチャル展示会であれば参加者のWeb上での行動をデータとして正確に取得できます。なので取得したデータから１人１人の興味関心のある分野などを分析し、次の営業活動につなげやすくすることも可能になります。また、リアルな展示会のようなアンケートの集計作業や名刺の管理作業もないため、その分の手間も省けます。
メリット4：展示会終了後も長期間コンテンツを残しておける
リアルな展示会では限られた時間の中で情報収集を行わなければならないため、元々興味のあった商材以外にはあまり時間を割いていない方も多いと思いますが、バーチャル展示会では商談期間終了後もバーチャルコンテンツをサイト上に残しておけるので、商談期間中に十分に情報収集できなかった方や期間中に来場できなかった方に向けて情報収集の場を提供し続けることができます。またバーチャルコンテンツを作成する際に商材の紹介動画や商材の3DCGデータなどを作成していれば、今後の営業活動の際に商材紹介のツールの１つとして活用していくことも可能です。
バーチャル展示会のデメリット
デメリット1：システム構築の内容によっては時間やコストがかかる
一からシステム構築をおこなう場合、想定している規模や機能の内容によってその分構築の時間やコストがかかってしまいます。また、リアル展示会とは違ったノウハウが必要になってくるので、初めて開催する際は、新たな知識習得や知見のある協力会社探しが必須になってくると思われます。
＜考えられる解決策＞
- 合同展示会の場合は、開催社側ではなく出展社として参加する
- 開催者側の場合は、すでにあるプラットフォームを利用する
デメリット2：リアルな体験ができない
製品を実際に手に取って質感や構造を確認したり、製品を試してみたりすことができないため、製品の良さが十分に伝わらない可能性もあります。また、リアル展示会のように面白そうだから寄ってみようという事も少ないため、潜在顧客へのアプローチは難しいかもしれません。
＜考えられる解決策＞
- 製品の良さを上手く伝えられるような動画を作成する
- 製品を3DCGで表現し、質感や構造を360度色々な角度から確認できるようにする
デメリット3：PULL型の営業スタイルになってしまう
リアルな展示会では、ブースの前を通りかかったお客さんに声をかけて自社製品を認知してもらったり、実際に使ってみてもらって自社製品の良さをアピールしたりするPUSH型の営業が可能ですが、バーチャル展示会ではそれが難しいため、どうしてもPULL型の営業スタイルになってしまいます。
＜考えられる解決策＞
- 集客の段階でしっかりターゲット選定を行い、見込み顧客だけでなく潜在顧客へも周知できるような施策をうつ
- オンラインミーティングのツールやチャット機能を活用し、オンライン上でも気軽に話せる環境を作っておく
バーチャル展示会の用途例
「合同展示会」
主催者のプラットフォーム上に複数の企業がそれぞれブースを設けて行う展示会です。来場者の層としては、展示会のテーマに関連したニーズを持っている方が多くなるため、角度の高い顧客を獲得することが可能になります。出展社側のメリットとしては、システム開発などのコストが抑えられるので比較的安く手軽に出展することができます。一方主催者側のメリットとしては、初めこそシステム構築が大変ですが一度構築してしまえば、展示会を行う度に得られる出展料などで利益を出すことができます。
「プライベート展示会」
合同展示会とは違い一社のみで開催するクローズドな展示会になります。集客のターゲットとしては既存顧客や見込み顧客がメインになってきます。プライベートな開催なので、自社の好きなように機能をカスタマイズしたり、ブース全体を自社の世界観で統一させたりすることが可能です。
「商材紹介スペース」
自社の商材を紹介するスペースとして常時Web上にコンテンツを置いておくことも可能です。商材を３DCG化させて設置しておくことで、そこにものがあるかのように見せることができ、360度どこからでも商品を確認することができるようになります。またECサイトと紐づけて商品の購入を促すことも可能です。
「作品の展示会場」
作品コンクール・コンテストなどの受賞者の作品発表の場としてや、芸術系教室の作品発表の場としても利用可能です。外部の機能と連携することで会場内でのオンライン授賞式なども実現できます。またデザイナーの方などは個展としての利用や自身のポートフォリオ感覚での利用もいいかもしれません。
「文化祭・オープンキャンパス」
最近では蜜を避けるために文化祭やオープンキャンパスなどの学校行事をオンライン上で行う学校も増えてきています。動画や3DCG、外部へのリンク、SNSなどをうまく活用すれば、校内の様子や生徒の雰囲気をリアルに近い形で来場者に伝えることも可能です。
「バーチャル店舗」
バーチャル店舗とは、オンライン上でリアル店舗のような空間を表現したコンテンツのことで、リアル店舗に足を運びづらいこのご時世の中でも実店舗での買い物に近い体験が可能になります。商品はECと連携させることで購入まで可能で、チャット機能をいれれば接客も可能になります。
バーチャル展示会を開催する際の流れ
「企画立案」
- プラットフォーム選定
- 自社でシステム構築を行うのか、他社のプラットフォームを借りるのかを選択します。
- ブース選定
- 展示会のテーマや自社の商材にあわせて、どのようなレイアウト、デザイン、設計にするのか等、ブースの要件定義を行っていきます。
- 商材選定
- 自社のどの商材を載せたいか、どういった見せ方をするのがよいか、新たに動画や3DCGの制作が必要かどうかなどを決めていきます。
- 機能選定
- チャット機能、ミーティング機能、DL機能、アンケート機能など様々な機能がある中で、どのような機能を実装したいのかを決めていきます。
- 集客方法選定
- 狙いたいターゲット層やリーチ目標数を設定し、どのような集客施策を打っていくかを決めていきます。
「実装・制作」
- 動画やCG 制作
- 新たに動画制作やCG制作が必要な場合は制作を行います。
- コンテンツ制作
- 企画立案の段階で設定した要件定義を元にブースのデザイン面を制作していきます。
- システム構築
- 企画立案の段階で設定した要件定義を元にブースのシステム面を構築していきます。
「公開・レポート」
- 集客
- 企画立案の段階で決めた集客方法にて集客施策を打っていきます。集客状況は開催期間中も確認するようにし、問題があるようなら途中で集客方法を見直すことも必要です。
- 公開・管理
- 展示会開催中はブースの管理やチャット、ミーティング等への対応が発生するので、担当者はいつでも対応できるように待機しておく必要があります。
- レポート
- 展示会終了後は取得したデータを活用しレポート分析を行いましょう。よりコンテンツに興味を示した来場者を分析することにより、角度の高い顧客から優先的にコミュニケーションをとっていくことが可能になります。
まとめ
いかがでしたでしょうか？
バーチャル展示会はこれからもニーズが高まっていくことが予想されます。もし開催判断に悩んでいるオフラインイベントがあれば、代替案としてバーチャル展示会を検討してみるのもいいかもしれません。その際はメリット・デメリットをしっかり抑えたうえで自社にあったバーチャル展示会の形を検討してみてくださいね。
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